E-Rechnung: Pflicht ab 2027 und 2028 – was jetzt gilt

Ab wann gilt was?

Die Pflicht kommt in drei Stufen. Die erste gilt längst: Empfangen können musst du E-Rechnungen schon heute. Die zweite und dritte betreffen das Ausstellen – und hängen an deinem Umsatz.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem Datenformat, das Programme direkt auslesen können. Die beiden Namen, die dir begegnen werden, sind XRechnung und ZUGFeRD. Entscheidend ist also das Format – nicht der Weg, auf dem die Rechnung zu dir kommt.

Was im Einzelnen als E-Rechnung zählt, beschreibt das Bundesfinanzministerium. Für deinen Alltag reicht eine Frage an dein Rechnungsprogramm: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD schreiben und lesen?

Welche Ausnahmen gibt es?

Das Bundesfinanzministerium nennt unter anderem diese Ausnahmen von der Pflicht zum Ausstellen:

• Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 €.
• Kleinunternehmer: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen wie alle inländischen Unternehmen.
• Viele steuerfreie Umsätze: zum Beispiel aus der langfristigen Vermietung von Wohnraum.

Dazu kommt die Reichweite der Pflicht selbst: Sie betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht darunter.

Ob eine Ausnahme für dich greift, ist eine steuerliche Einordnung. Verlass dich dabei nicht auf eine Liste im Internet – auch nicht auf diese –, sondern frag deinen Steuerberater.

Was gilt für Vermieter?

Es kommt darauf an, wie du vermietest:

• Empfang: Bist du als Vermieter umsatzsteuerlich Unternehmer, geh davon aus, dass du E-Rechnungen empfangen können musst – etwa die Rechnung des Handwerkers für dein Mietobjekt.
• Langfristige Wohnraumvermietung: Sie ist umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG). Für viele steuerfreie Umsätze gibt es beim Ausstellen Ausnahmen.
• Steuerpflichtige Vermietung an Unternehmen: Vermietest du zum Beispiel Monteurzimmer an Firmen, solltest du dich auf die Pflicht zum Ausstellen einstellen. Mehr zu dieser Art der Vermietung im Artikel „Buchhaltung für Monteurzimmer und Ferienwohnung“.

Lass dir deinen Fall von deinem Steuerberater bestätigen, bevor du dich auf eine Ausnahme verlässt.

Wie gut sind Unternehmen vorbereitet?

Viele noch nicht. Zwei Befragungen geben einen Eindruck:

Was solltest du jetzt einrichten?

1. Empfang klären. Wo kommen E-Rechnungen bei dir an, und wie gelangen sie in deine Buchhaltung?
2. Stichtag bestimmen. Lag dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 €? Dann gilt für dich der 1. Januar 2027, sonst der 1. Januar 2028.
3. Ausnahmen prüfen lassen. Kleinunternehmer, steuerfreie Umsätze, Kleinbeträge – dein Steuerberater sagt dir, was für dich gilt.
4. Rechnungsprogramm prüfen. Schreibt es XRechnung oder ZUGFeRD? Wer Rechnungen bisher in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation schreibt, braucht dafür ein Programm, das diese Formate erzeugt.
5. Mit den wichtigsten Kunden sprechen. In welchem Format erwarten sie deine Rechnungen?
6. Früh ausprobieren. Schreib eine erste E-Rechnung und verarbeite eine eingehende, bevor es Pflicht ist.

Was übernimmt eine KI-Buchhaltung bei E-Rechnungen?

Bei Deine KI-Buchhaltung – KI-Buchhaltung mit echter Steuerkanzlei dahinter – beide Richtungen:

• Eingehende E-Rechnungen: Du lädst sie im Browser hoch, auch als XML-Datei. Unsere KI liest sie aus wie jeden anderen Beleg; die Kanzlei prüft und bucht.
• Ausgehende E-Rechnungen (laut Angebot): Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD schreibst du dort, wo deine Buchhaltung läuft – bereit für die E-Rechnungspflicht. Was davon enthalten ist, steht in deinem Angebot.
• Zahlungseingänge: Zahlungseingänge werden deinen Rechnungen zugeordnet – du siehst ohne Excel-Liste, was bezahlt, offen oder überfällig ist.

Eine Grenze, ehrlich gesagt: Die E-Mail-Weiterleitung verarbeitet Rechnungen im PDF-Anhang. Kommt eine E-Rechnung als reine XML-Datei per E-Mail, lädst du sie am besten im Browser hoch. Wie du Belege sonst abgibst, steht im Artikel „Belege digitalisieren: Was gilt – und was ist praktisch?“ – und wie die KI im Einzelnen arbeitet, auf der Seite So arbeitet die KI für dich.