Mit echter Steuerkanzlei an deiner Seite
Buchhaltung auslagern: Was kostet es – und welcher Weg passt zu dir?
Buchhaltung auslagern kostet je nach Weg unterschiedlich viel: Selbst buchen kostet Software und eigene Zeit; ein Buchhaltungsbüro ohne Steuerberater darf buchen, aber keine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Bei Deine KI-Buchhaltung erledigt unsere KI die Belegarbeit, unsere Kanzlei prüft, bucht und erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung – ab 98 € netto (116,62 € inkl. USt) im Monat (Beispielpreis, Entwurf).
ab 98 € netto im Monat 116,62 € inkl. USt · Beispielpreis, Entwurf
- Kostenlos und unverbindlich
- Geht an die Steuerkanzlei
- Zwei kurze Schritte
- Drei Wege im sachlichen Vergleich – mit dem, was für und gegen jeden spricht
- Dein Steuerberater bleibt – für Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung
- Monatlich kündbar (geplant)
Der Vergleich
Selbst buchen, Buchhaltungsbüro oder Steuerkanzlei mit KI – welcher Weg passt zu wem?
Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Die Tabelle stellt jedem der drei Wege dieselben Fragen – und nennt bei jedem, was dafür und was dagegen spricht. Auch bei uns.
| Frage | Selbst buchen | Buchhaltungsbüro | Steuerkanzlei mit KI (Deine KI-Buchhaltung) |
|---|---|---|---|
| Wer bucht? | Selbst buchen Du selbst – in einer Buchhaltungssoftware | Buchhaltungsbüro Das Büro – unter Verantwortung einer dafür qualifizierten Person | Steuerkanzlei mit KI (Deine KI-Buchhaltung) Unsere KI bereitet vor, die Steuerkanzlei prüft und bucht |
| Wer erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung? | Selbst buchen Du selbst – in eigener Sache | Buchhaltungsbüro Du selbst oder ein Steuerberater – das Büro darf sie nicht erstellen | Steuerkanzlei mit KI (Deine KI-Buchhaltung) Die Steuerkanzlei – sie übermittelt sie auch ans Finanzamt |
| Wie wird abgerechnet? | Selbst buchen Du zahlst deine Software und setzt deine eigene Zeit ein | Buchhaltungsbüro Nach Vereinbarung mit dem Büro – häufig Grundgebühr plus Preis je Buchung | Steuerkanzlei mit KI (Deine KI-Buchhaltung) Grundgebühr nach Umsatz + Belegstufe nach deinem Monat – ab 98 € netto (116,62 € inkl. USt) im Monat |
| Was du im Alltag tust | Selbst buchen Belege erfassen, einordnen und mit dem Konto abstimmen | Buchhaltungsbüro Belege übergeben und Rückfragen beantworten | Steuerkanzlei mit KI (Deine KI-Buchhaltung) Belege schicken – per WhatsApp, E-Mail oder Scan/Upload –, einmal dein Geschäftskonto verbinden und Rückfragen am Beleg beantworten |
| Was dafür spricht | Selbst buchen Du behältst alles in der Hand und kennst deine Zahlen aus erster Hand; ein Honorar fürs Buchen fällt nicht an | Buchhaltungsbüro Du gibst das laufende Buchen ab; der Preis richtet sich häufig nach der Zahl deiner Buchungen | Steuerkanzlei mit KI (Deine KI-Buchhaltung) Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung liegen in einer Hand; du siehst jederzeit, welche Belege fehlen und was wohin gebucht wurde; den Preis kennst du vorher |
| Was dagegen spricht | Selbst buchen Es kostet deine Zeit; Sonderfälle wie Rechnungen aus dem Ausland oder gemischte Steuersätze ordnest du selbst ein, und für das Ergebnis stehst du selbst gerade | Buchhaltungsbüro Die Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht dabei – es bleiben zwei Stellen, die zusammenpassen müssen | Steuerkanzlei mit KI (Deine KI-Buchhaltung) Es ist ein weiteres Login, und dein Steuerberater muss mitmachen; Jahresabschluss, Steuererklärungen und Lohnabrechnung sind nicht enthalten, Barkasse und Marktplatz-Schnittstellen deckt das Angebot nicht ab |
| Passt, wenn … | Selbst buchen du wenige, gleichartige Belege hast, deine Sonderfälle kennst und vor jedem Termin verlässlich Zeit hast | Buchhaltungsbüro du das Buchen abgeben willst und für die Umsatzsteuervoranmeldung eine eigene Lösung hast | Steuerkanzlei mit KI (Deine KI-Buchhaltung) du nur Belege schicken und trotzdem jederzeit sehen willst, was fehlt und was gebucht ist – und deinen Steuerberater für Jahresabschluss und Steuererklärungen behältst |
Wer verantwortet was? Gegenüber dem Finanzamt bleibst du in jedem Fall der Steuerpflichtige – auch wenn du Buchhaltung und Voranmeldung abgibst. Erstellt eine Steuerkanzlei die Voranmeldung, verantwortet die Kanzlei ihre Arbeit; Steuerberater müssen dafür eine Berufshaftpflichtversicherung haben (§ 67 StBerG).
Macht dein Steuerberater heute schon deine laufende Buchhaltung, hast du sie bereits ausgelagert – an ihn. Er rechnet nach der Gebührenordnung oder nach eurer Vereinbarung ab; wie das funktioniert, steht im nächsten Abschnitt.
Die Kosten
Was kostet es, die Buchhaltung auszulagern?
Das hängt davon ab, wer bucht – und wonach abgerechnet wird: nach deiner Zeit, nach Buchungen, nach Umsatz oder nach Belegen. Die vier Preislogiken, jede für sich.
Was kostet es, selbst zu buchen?
Du zahlst deine Buchhaltungssoftware und setzt deine eigene Zeit ein. Wie viel Zeit das ist, hängt von der Zahl deiner Belege und von deinen Sonderfällen ab. Die Umsatzsteuervoranmeldung erstellst du dann ebenfalls selbst – was dafür und was dagegen spricht, steht im Ratgeber „Umsatzsteuervoranmeldung selber machen oder abgeben?“.
Wie rechnet ein Buchhaltungsbüro ab?
Nach Vereinbarung – häufig mit einer Grundgebühr plus einem Preis je Buchung. Wichtig für den Vergleich: Ein Buchhaltungsbüro ohne Steuerberater darf laufende Geschäftsvorfälle buchen, aber keine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Die erstellst du dann selbst oder gibst sie an einen Steuerberater.
Wie rechnet eine Steuerkanzlei nach der Gebührenordnung ab?
Nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) richtet sich die laufende Buchführung nach Jahresumsatz oder Aufwand – nicht nach der Zahl der Belege. Der Rahmen reicht von 2/10 bis 12/10 der vollen Gebühr (§ 33 StBVV, Tabelle C).
Ein Beispiel: Bei 300.000 € Jahresumsatz liegt die Mittelgebühr (7/10) bei 251,30 € netto im Monat; der Rahmen reicht von 71,80 € bis 430,80 €. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist darin enthalten, wenn die Kanzlei selbst bucht (§ 33 Abs. 8 StBVV); der Jahresabschluss kostet zusätzlich. Grundlage: StBVV in der Fassung ab 1. Juli 2025, ohne Auslagen und Umsatzsteuer, Stand September 2026. Statt der gesetzlichen Gebühr kann eine Vergütungsvereinbarung gelten (§ 4 StBVV). Die ganze Rechnung mit weiteren Beispielen und den Spannen aus öffentlichen Preislisten steht im Ratgeber „Was kostet Buchhaltung für eine GmbH?“.
Was kostet es bei Deine KI-Buchhaltung?
Zwei Bausteine, beide fest: eine Grundgebühr nach deinem Jahresumsatz und eine Belegstufe nach der Zahl deiner Belege im Monat. Die Belege zählt unsere KI am Monatsende – du bekommst jeden Monat eine Abrechnung mit beiden Beträgen. Der Preis richtet sich also nach deinem Jahresumsatz und nach deinen Belegen im Monat – nicht nach Buchungen oder Zeit. Enthalten sind die laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung durch die Steuerkanzlei. Wiederkehrende Buchungen erkennt die KI und ordnet sie automatisch zu – deshalb bleibt der Aufwand klein und dein Preis fest: Grundgebühr und Belegstufe kennst du vorher.
| Jahresumsatz und Belege | Grundgebühr + Belegstufe | Netto im Monat | Inklusive 19 % Umsatzsteuer |
|---|---|---|---|
| 120.000 € Umsatz, 30 Belege im Monat | Grundgebühr + Belegstufe Klasse S 49 € + Stufe 50 49 € | Netto im Monat 98,00 € | Inklusive 19 % Umsatzsteuer 116,62 € |
| 300.000 € Umsatz, 80 Belege im Monat | Grundgebühr + Belegstufe Klasse M 99 € + Stufe 100 79 € | Netto im Monat 178,00 € | Inklusive 19 % Umsatzsteuer 211,82 € |
| 800.000 € Umsatz, 200 Belege im Monat | Grundgebühr + Belegstufe Klasse L 199 € + Stufe 200 139 € | Netto im Monat 338,00 € | Inklusive 19 % Umsatzsteuer 402,22 € |
| 2.000.000 € Umsatz, 600 Belege im Monat | Grundgebühr + Belegstufe Klasse XL 299 € + über 500 Belege 289 € plus 100 Belege über 500 | Netto im Monat 648,00 € | Inklusive 19 % Umsatzsteuer 771,12 € |
Ehrlich dazu: Ob für dich ein Preis nach Belegen oder die Abrechnung nach Umsatz passt, hängt von deinem Fall ab. Bei wenigen Belegen und hohem Umsatz sieht die Rechnung anders aus als bei vielen Belegen und wenig Umsatz – ein Preis nach Umsatzklasse und Belegstufe ist nicht in jedem Fall die preiswerte Wahl. Rechne beides durch, bevor du entscheidest.
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Der Ablauf
Wie läuft es ab, wenn du die Buchhaltung auslagerst?
In vier Schritten – bei jedem steht, wer dran ist. Sortieren, benennen und Ordner hinbringen entfällt für dich.
- 1
Du
Du schickst deine Belege
Per WhatsApp, E-Mail oder Scan/Upload – so, wie sie kommen. Sortieren oder benennen musst du nichts.
- 2
Unsere KI
Unsere KI erledigt die Belegarbeit
Sie liest Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus, gleicht den Beleg mit deinem Konto ab, weist auf Fehler hin und bereitet die Buchung vor.
- 3
Die Kanzlei
Die Kanzlei prüft und bucht
Die Steuerkanzlei prüft, bucht und verantwortet deine Buchhaltung. Die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt und übermittelt die Kanzlei.
- 4
Du
Du behältst den Überblick
Du siehst jederzeit, welche Belege fehlen und was wohin gebucht wurde, und bekommst jeden Monat eine Abrechnung mit beiden Beträgen – Grundgebühr und Belegstufe. Für den Jahresabschluss bekommt dein Steuerberater die fertige Buchhaltung.
Gut zu wissen
Dein Steuerberater bleibt
Dein Steuerberater bleibt – für Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung. Die laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung übernimmt die Steuerkanzlei; dein Steuerberater bekommt die fertige Buchhaltung.
Niemand muss seinen Steuerberater kündigen.
Voraussetzung: Dein Steuerberater macht mit – sprich früh mit ihm. Für die laufende Buchhaltung kann in deinem Vertrag mit ihm eine Frist gelten.
Du hast keinen Steuerberater? Die Kanzlei bespricht mit dir, wie dein Jahresabschluss geregelt wird.
Übernimmt die Steuerkanzlei
- Laufende Buchhaltung
- Belege erfassen, prüfen und buchen
- Umsatzsteuervoranmeldung
Bleibt bei deinem Steuerberater
- Jahresabschluss
- Steuererklärungen
- Steuerliche Beratung
Die Übergabe: Die Kanzlei bucht in ihrem Buchhaltungssystem. Dein Steuerberater bekommt die fertige Buchhaltung in einer Form, die die Kanzlei vor dem Start mit dir festlegt.Gebucht wird in einem der üblichen Standard-Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) – auch mit Besonderheiten deiner Branche. Frag deinen Steuerberater am besten vorher, was er dafür braucht.
Ehrlich gesagt
Für wen passt das – und für wen sind wir nicht die Richtigen?
Nicht jeder Fall passt zu diesem Angebot. Hier steht, wo es gut passt und was es (noch) nicht abdeckt – damit du es vor der Anfrage weißt.
Passt gut
-
Unternehmer und Selbstständige jeder Rechtsform Du hast Eingangs- und Ausgangsrechnungen, ein Geschäftskonto und gibst regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung ab. Ob deine Art der Gewinnermittlung – Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung – zum Ablauf passt, klärt die Kanzlei vorab mit dir.
-
Unternehmer mit mehreren Firmen Holding, Betriebs-GmbH, weitere Firmen: Belege aller Firmen gehen an denselben WhatsApp-Kontakt, mehrere Gesellschaften laufen unter einem Login – wie der Preis dann gerechnet wird, steht im Angebot.
-
Alle, die ihre Buchhaltung endlich digitaler machen wollen Belege kommen digital an, unsere KI liest aus und sortiert – du siehst jederzeit, was fehlt und was gebucht ist.
Passt (noch) nicht
-
Barkasse oder Ladenkasse Bareinnahmen und ein Kassenbuch deckt das Angebot derzeit nicht ab. Einzelne privat oder bar bezahlte Betriebsausgaben sind kein Hindernis – du markierst sie einfach.
-
Anbindung an Marktplätze Gibt es nicht. Handel mit vielen Einzelverkäufen über Marktplätze deckt das Angebot (noch) nicht ab.
-
Einzelne Branchen und Sonderfälle Zum Beispiel Vereine, Land- und Forstwirtschaft oder Differenzbesteuerung – ob dein Fall passt, klärt die Kanzlei vorab.
-
Lohnabrechnung Sie gehört nicht zum Angebot.
-
Jahresabschluss und Steuererklärungen Die macht weiterhin dein Steuerberater.
Ehrlich gesagt: Wer kaum Belege hat, braucht uns oft nicht. Unsicher? Frag an – die Kanzlei sagt dir, ob es passt.
- Kostenlos und unverbindlich
- Geht an die Steuerkanzlei
- Zwei kurze Schritte
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Auslagern der Buchhaltung
Was kostet es, die Buchhaltung auszulagern?
Das hängt vom Weg ab. Bei Deine KI-Buchhaltung gilt: Zwei Bausteine, beide fest: eine Grundgebühr nach deinem Jahresumsatz und eine Belegstufe nach der Zahl deiner Belege im Monat. Die Belege zählt unsere KI am Monatsende – du bekommst jeden Monat eine Abrechnung mit beiden Beträgen. Los geht es ab 98 € netto (116,62 € inkl. USt) im Monat; die Umsatzsteuervoranmeldung durch die Steuerkanzlei ist enthalten.
Rechnet eine Steuerkanzlei nach der Gebührenordnung (StBVV) ab, richtet sich der Preis nach Jahresumsatz oder Aufwand. Ein Buchhaltungsbüro rechnet nach Vereinbarung ab, häufig je Buchung.
Hinweis: Beispielpreise – Entwurf. Preise, Laufzeit, Einrichtung und die Zählweise der Belege legt die Kanzlei vor dem Start final fest.
Was darf ein Buchhaltungsbüro übernehmen – und was nicht?
Ein Buchhaltungsbüro ohne Steuerberater darf laufende Geschäftsvorfälle buchen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Die Umsatzsteuervoranmeldung gehört nicht dazu – die erstellst du dann selbst oder gibst sie an einen Steuerberater.
Das ist die Rechtslage, kein Urteil über Buchhaltungsbüros.
Muss ich meinen Steuerberater kündigen, wenn ich die Buchhaltung auslagere?
Nein. Dein Steuerberater bleibt – für Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung. Die laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung übernimmt die Steuerkanzlei; dein Steuerberater bekommt die fertige Buchhaltung. Niemand muss seinen Steuerberater kündigen.
Voraussetzung: Dein Steuerberater macht mit – sprich früh mit ihm. Für die laufende Buchhaltung kann in deinem Vertrag mit ihm eine Frist gelten.
Was gebe ich ab – und was mache ich weiterhin selbst?
Du gibst die laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung ab. Bei dir bleiben drei Dinge: Belege schicken, einmal dein Geschäftskonto verbinden und Rückfragen direkt am Beleg beantworten.
Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung macht weiterhin dein Steuerberater.
Lohnt sich das Auslagern auch bei wenigen Belegen?
Nicht immer. Der Einstieg kostet ab 98 € netto (116,62 € inkl. USt) im Monat – Klasse S (Jahresumsatz bis 150.000 €) mit bis 50 Belege. Hast du deutlich weniger Belege, gleichartige Fälle und vor jedem Termin verlässlich Zeit, kann selbst buchen der passende Weg für dich sein.
Unsicher? Frag an – die Kanzlei sagt dir, ob es passt.
Hinweis: Beispielpreise – Entwurf. Preise, Laufzeit, Einrichtung und die Zählweise der Belege legt die Kanzlei vor dem Start final fest.
Mit wem schließe ich den Vertrag?
Mit der Steuerkanzlei – nicht mit dem Betreiber dieser Website. Sie ist Anbieterin und deine Vertragspartnerin für die laufende Buchhaltung; Name und Anschrift der Kanzlei stehen im Impressum. Die Anfrage über diese Website ist unverbindlich.
Buchhaltung auslagern? Starte deine KI-Buchhaltung
Ein paar Angaben zu dir und deiner Belegmenge reichen. Die Steuerkanzlei meldet sich persönlich mit ihrem Angebot. Dein Steuerberater bleibt.
- 1 Du fragst an
- 2 Die Kanzlei meldet sich persönlich
- 3 Du bekommst ein Angebot – und entscheidest dann
Unverbindlich. Anbieterin: die Steuerkanzlei. Angaben zur Kanzlei im Impressum.