Buchhaltung mit KI: So arbeitet die KI für dich

Eine App zum Installieren gibt es nicht, und du brauchst auch keine: Du arbeitest im Browser und per WhatsApp. Eine kurze Einführung erklärt dir alles Schritt für Schritt – nach etwa 15 Minuten bist du startklar.

Auf einer Rechnung stehen oft ganz unterschiedliche Dinge – beim Großhandel, im Baumarkt oder bei Handwerkern. Unsere KI teilt sie Position für Position auf, auch nach Steuersätzen wie 7 % und 19 %. Lange Kassenbons eingeschlossen.

Führst du mehrere Unternehmen – etwa eine Holding, eine Betriebs-GmbH und weitere Firmen –, schickst du trotzdem alle Belege an denselben WhatsApp-Kontakt. Dafür ist deine Handynummer in jeder deiner Firmen einmal hinterlegt; das richtet die Kanzlei mit dir ein. Schickst du dann einen Beleg, fragt der Chat nach, für welche Firma er ist.

Unsere KI erkennt, ob ein Dokument eine Eingangsrechnung, eine Ausgangsrechnung oder etwas anderes ist. Stecken mehrere Rechnungen in einem PDF, trennt sie sie auf; Bestellbestätigungen und ähnliche Dokumente sortiert sie aus.

Im Stapel stecken oft nicht nur Rechnungen: Verträge, Lieferscheine, Zahlungsavise oder Kontoauszüge. Die schickst du einfach mit. Unsere KI erkennt sie und legt sie getrennt von den Rechnungen ab – so hat die Kanzlei alles an einem Ort, was zu deiner Buchhaltung gehört.

Ist ein Beleg nicht mehr aufzutreiben, hinterlässt du an der Zahlung einen kurzen Hinweis. Die Kanzlei klärt dann, wie es steuerlich weitergeht.

Nicht jede Betriebsausgabe läuft über das Geschäftskonto. Hast du etwas privat oder bar bezahlt – das Geschäftsessen mit der eigenen Karte, das Porto am Schalter –, markierst du den Beleg als privat bezahlt. So wird er passend erfasst, auch ohne Zahlung auf dem Geschäftskonto. Eine Barkasse mit Kassenbuch ersetzt das nicht.

Unsere KI prüft Rechnungen auf die Angaben, die das Umsatzsteuergesetz verlangt, und achtet auf Empfänger und USt-IdNr. Stimmt etwas nicht, bekommst du früh einen Hinweis – nicht erst Monate später – und kannst beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordern. So geht dir möglichst keine Vorsteuer verloren, also die Umsatzsteuer, die du dir vom Finanzamt zurückholst.

Hast du einen Beleg zweimal geschickt, erkennt die KI das Duplikat. Sie vergleicht dafür die Datei und Angaben wie Belegnummer, Betrag und Lieferant.

Über den Abgleich mit deinem Konto werden Zahlungseingänge deinen Rechnungen zugeordnet. Du siehst jederzeit, was bezahlt, offen oder überfällig ist – ohne eigene Excel-Liste.

Manche Belege brauchen einen zweiten Blick: Für Bewirtungen gelten eigene Regeln, eine Anschaffung ist sofort absetzbar oder gehört ins Anlagevermögen, und Pfand für Leergut ist kein Teil des Warenpreises. Unsere KI erkennt solche Fälle und sortiert sie fachlich vor. Wie sie steuerlich behandelt werden, entscheidet die Kanzlei.

Neben dem einzelnen Beleg hilft die KI der Kanzlei auch beim Blick aufs Ganze: Sie kann deine Buchhaltung gezielt nach Auffälligkeiten durchsuchen lassen. So fällt früh auf, was einen zweiten Blick braucht.

Rechnungen von Anbietern aus dem Ausland – etwa für Werbung oder Software – erkennt die KI und bereitet sie passend vor, auch wenn nach Reverse Charge du statt des Anbieters die Umsatzsteuer schuldest. Weist ein Lieferant zu Unrecht deutsche Umsatzsteuer aus, bekommst du einen Hinweis – zum Beispiel, deine USt-IdNr. dort zu hinterlegen.

Unsere KI prüft die ausgewiesene Vorsteuer und erkennt private Anteile, zum Beispiel auf einer Tankrechnung. Auch Posten ohne Vorsteuer, etwa Versicherungsteuer, erkennt sie.