Steuerberater nicht erreichbar – was tun?

Warum meldet sich mein Steuerberater nicht?

Das weißt du erst, wenn du nachfragst. Ein möglicher Hintergrund: Viele Kanzleien berichten, dass sie nicht genug Fachkräfte finden. Ob das bei deinem Steuerberater eine Rolle spielt, kann nur er dir sagen.

Zur Fairness gehört auch die andere Seite: Eine Kanzlei kann nur buchen, was vorliegt. Kommen Belege spät oder ungeordnet, verzögert sich alles, was darauf aufbaut.

An deinen Fristen ändert beides nichts. Aber es hilft bei der Frage, was jetzt sinnvoll ist: erst klären, dann nachfassen, parallel die Fristen sichern – und überlegen, wie sich die Arbeit besser verteilen lässt.

Schritt 1: Wie erinnerst du freundlich und konkret?

Eine gute Erinnerung ist kurz und lässt sich in einer Minute beantworten:

• Ein Anliegen pro Nachricht. Worum geht es, was brauchst du, bis wann?
• Der gewohnte Weg. Nimm den Kanal, den ihr sonst auch nutzt.
• Die Gegenfrage. Frag, ob von dir noch etwas fehlt – ein Beleg, eine Unterlage, eine Freigabe.
• Ein fester Termin. Bitte um einen Telefontermin statt um einen Rückruf bei Gelegenheit.

Schritt 2: Wie fasst du schriftlich nach?

Bleibt die Erinnerung ohne Antwort, schreib eine E-Mail oder einen Brief. Liste die offenen Punkte auf, nenne ein Datum, bis zu dem du eine Rückmeldung brauchst, und sag, warum – zum Beispiel, weil eine Frist beim Finanzamt abläuft. Bleib sachlich und heb das Schreiben auf.

Schritt 3: Wie sicherst du deine Fristen selbst?

Dass du einen Steuerberater beauftragt hast, entbindet dich gegenüber dem Finanzamt nicht von deinen eigenen Pflichten. Deshalb lohnt es sich, die wichtigsten Termine selbst zu kennen:

• Umsatzsteuervoranmeldung: Sie ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben (§ 18 Abs. 1 UStG). Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr; lag die Umsatzsteuer des Vorjahres über 9.000 €, ist es der Kalendermonat (§ 18 Abs. 2 UStG, Stand 2026).
• Post vom Finanzamt: Lies sie selbst und gib sie sofort weiter. Steht darin ein Termin, trag ihn dir ein.
• Fristverlängerung: Ist absehbar, dass ein Termin nicht zu halten ist, frag frühzeitig beim Finanzamt nach einer Fristverlängerung. Ob sie gewährt wird, entscheidet das Finanzamt.
• Vollmacht: Widerrufe eine bestehende Vollmacht nicht vorschnell. Klär vorher mit der Kanzlei und deinem Steuerberater, was das für laufende Fristen bedeutet.

Schritt 4: Wann hilft die Steuerberaterkammer?

Wenn auch das schriftliche Nachfassen nichts bewegt. Steuerberater sind Mitglied einer Steuerberaterkammer; welche zuständig ist, steht im Impressum der Kanzlei. Zu den Aufgaben der Kammern gehört es, auf Antrag bei Streitigkeiten zwischen ihren Mitgliedern und deren Auftraggebern zu vermitteln (§ 76 Abs. 2 Nr. 3 StBerG).

Die Kammer vermittelt. Deine Buchhaltung führt sie nicht, und deine Fristen beim Finanzamt laufen weiter – Schritt 3 bleibt also wichtig.

Schritt 5: Musst du dich trennen – oder reicht es, die Buchhaltung abzugeben?

Eine Trennung ist nicht der einzige Weg. Manchmal reicht es, die Arbeit anders zu verteilen. Die laufende Buchhaltung – Belege erfassen, buchen, Umsatzsteuervoranmeldung – ist der Teil, der jeden Monat Zeit bindet. Genau diesen Teil kannst du abgeben, ohne dich von deinem Steuerberater zu trennen.

So ist Deine KI-Buchhaltung gedacht – KI-Buchhaltung mit echter Steuerkanzlei dahinter:

• Das Einzige, was wir von dir brauchen, sind deine Belege – und selbst dabei helfen wir. Dazu verbindest du einmal dein Geschäftskonto, beantwortest Rückfragen direkt am Beleg und lädst die Belege eines Monats bis zum 10. des Folgemonats hoch. Belege schickst du, wie sie kommen: per WhatsApp, E-Mail oder Scan/Upload.
• Unsere KI liest sie aus, sortiert sie und gleicht sie mit deinem Konto ab; Unklares recherchiert sie erst einmal selbst – das erspart dir manche Rückfrage.
• Die Kanzlei prüft und bucht die Belege und erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung.
• Rückfragen stellt die Kanzlei direkt am Beleg, und du siehst jederzeit, welche Belege fehlen und was wohin gebucht wurde.
• Dein Steuerberater bekommt die fertige Buchhaltung in einer Form, die die Kanzlei vor dem Start mit dir festlegt. Frag deinen Steuerberater am besten vorher, was er dafür braucht.

Das kann auch die Kanzlei deines Steuerberaters entlasten: Fällt dort die laufende Belegarbeit weg, kann Zeit frei werden für das, wofür du ihn behalten willst – Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung. Sprich früh und offen mit ihm darüber. Wie die Übergabe abläuft, steht auf der Seite Buchhaltung abgeben, Steuerberater behalten.

Ehrlich dazu: Eine feste Antwortzeit versprechen wir an dieser Stelle nicht. Was die Kanzlei zusagt, steht in deinem Angebot. Die Kosten kennst du dagegen vorher: Zwei Bausteine, beide fest: eine Grundgebühr nach deinem Jahresumsatz und eine Belegstufe nach der Zahl deiner Belege im Monat. Die Belege zählt unsere KI am Monatsende – du bekommst jeden Monat eine Abrechnung mit beiden Beträgen. Los geht es ab 98 € netto (116,62 € inkl. USt) im Monat. Beispielpreise – Entwurf. Preise, Laufzeit, Einrichtung und die Zählweise der Belege legt die Kanzlei vor dem Start final fest.

Und wenn du das Mandat ganz beenden willst?

Dann schau zuerst in deinen Vertrag. Ob eine Frist gilt, hängt davon ab, was vereinbart ist: Mandate mit steuerlicher Beratung sind oft kurzfristig kündbar. Bei reinen Buchhaltungsverträgen gegen feste Bezüge kann eine Laufzeit gelten – der Bundesgerichtshof hat Finanz- und Lohnbuchhaltung für sich genommen nicht als Dienste höherer Art eingeordnet (Urteil vom 2. Mai 2019, IX ZR 11/18).

Was dein Steuerberater bereits geleistet hat, bezahlst du. Sind Rechnungen offen, kann er Unterlagen zurückhalten dürfen. Das ist keine Rechtsberatung: Im Zweifel hilft dir ein Rechtsanwalt.

Welcher Schritt passt zu welcher Situation?

Wer haftet bei versäumten Fristen?

Gegenüber dem Finanzamt bist zunächst du in der Pflicht. Werden Erklärungen oder Voranmeldungen zu spät abgegeben, treffen die Folgen dich – möglich sind zum Beispiel Zuschläge, eine Schätzung oder ein Zwangsgeld.

Ob dein Steuerberater dir einen Schaden ersetzen muss, der durch ein Versäumnis in seiner Kanzlei entstanden ist, hängt vom Einzelfall ab. Das beurteilt ein Rechtsanwalt, nicht dieser Artikel. Gut zu wissen: Steuerberater müssen eine Berufshaftpflichtversicherung haben (§ 67 StBerG). Den Versicherer nennt die Kanzlei in ihren Pflichtangaben, in der Regel im Impressum (§ 2 Abs. 1 Nr. 11 DL-InfoV).

Halte deshalb fest, was du wann geliefert und wann du nachgefragt hast. Das hilft in jedem Gespräch – auch im klärenden mit deinem Steuerberater.

Was kannst du selbst beitragen?

• Belege laufend liefern statt gesammelt kurz vor der Frist.
• Rückfragen zügig beantworten – am besten gebündelt und schriftlich.
• Post vom Finanzamt sofort weitergeben und den Termin selbst notieren.
• Feste Wege vereinbaren: ein Kanal für Fragen, ein Ansprechpartner, ein fester Termin im Monat.