Umsatzsteuervoranmeldung selber machen oder abgeben?
Deine KI-Buchhaltung – KI-Buchhaltung mit echter Steuerkanzlei dahinter: Unsere KI erledigt die Belegarbeit, die Steuerkanzlei prüft und bucht.
Text: Deine KI-Buchhaltung Fachliche Prüfung: unsere Kanzlei – steht aus Stand:
Kurz gesagt
Deine eigene Umsatzsteuervoranmeldung darfst du selbst erstellen und abgeben. Für andere dürfen das nur Steuerberater und vergleichbare Berufe – ein Buchhaltungsbüro ohne Steuerberater darf buchen, aber keine Voranmeldung erstellen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Abgeben lohnt sich, sobald Sonderfälle oder Zeitdruck dazukommen: Bucht eine Kanzlei für dich, ist die Voranmeldung nach der Gebührenordnung mit der Buchführung abgegolten (§ 33 Abs. 8 StBVV).
Darfst du die Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen?
Ja. Für dein eigenes Unternehmen handelst du in eigener Sache. Das Verbot, geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen zu leisten, richtet sich an andere, die das für dich tun (§ 5 StBerG) – nicht an dich. Das gilt auch, wenn du eine Buchhaltungssoftware benutzt: Du bedienst sie, du gibst ab, du verantwortest den Inhalt.
Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, ob du darfst – sondern ob es sich für dich lohnt. Dafür musst du wissen, wer dir die Arbeit abnehmen darf, wo Fehler entstehen und was das Abgeben kostet.
Wer darf die Voranmeldung für dich erstellen – und wer nicht?
Hier zieht das Steuerberatungsgesetz eine klare Linie. Laufende Geschäftsvorfälle buchen dürfen auch Buchhaltungsbüros. Die Umsatzsteuervoranmeldung bleibt Steuerberatern und vergleichbaren Berufen vorbehalten.
| Wer | Laufend buchen | Voranmeldung erstellen | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Du selbst – auch mit einer Software | Laufend buchen ja | Voranmeldung erstellen ja, in eigener Sache | Grundlage Du handelst für dein eigenes Unternehmen. |
| Buchhaltungsbüro ohne Steuerberater | Laufend buchen ja – unter Verantwortung einer dafür qualifizierten Person | Voranmeldung erstellen nein | Grundlage § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG; Bundesfinanzhof, VII R 22/21 |
| Steuerberater und Steuerkanzlei | Laufend buchen ja | Voranmeldung erstellen ja | Grundlage § 3 StBerG |
Der Bundesfinanzhof legt die Befugnis der Buchhalter eng aus: Die Voranmeldung gehört nicht dazu, auch wenn das Buchführungsprogramm sie automatisch erzeugt. Der Gesetzgeber hat das mit der Reform des Steuerberatungsrechts 2026 bestätigt – die Voranmeldung verlangt eine rechtliche Würdigung des einzelnen Falls (Bundestags-Drucksache 21/6002, Seite 42). Frei ist nur die bloße technische Übermittlung (§ 87d AO).
Für dich heißt das: Gibst du das Buchen an ein Büro ohne Steuerberater, bleibt die Voranmeldung bei dir – oder du brauchst dafür zusätzlich einen Steuerberater.
Wo entstehen beim Selbermachen typische Fehler?
Selten beim Rechnen – das erledigt die Software. Fehler entstehen bei der Einordnung einzelner Belege. Die Tabelle zeigt sechs Stellen, an denen es in der Praxis hakt, und was unsere KI dort jeweils tut. Die Entscheidung trifft in jedem Fall die Kanzlei.
| Fehlerquelle | Worum es geht | Was unsere KI dabei tut |
|---|---|---|
| Rechnungen von Anbietern im Ausland | Worum es geht Bei manchen schuldest du selbst die Umsatzsteuer (Reverse Charge) – das gehört in die Voranmeldung. | Was unsere KI dabei tut Rechnungen von Google, Meta, Amazon & Co. erkennt die KI – auch wenn du statt des Anbieters die Umsatzsteuer schuldest (Reverse Charge). |
| Gemischte Rechnungen | Worum es geht Auf einem Beleg stehen Positionen mit 7 % und mit 19 %. Jede gehört an ihre Stelle. | Was unsere KI dabei tut Großhandel, Baumarkt oder Material plus Arbeitslohn: Die KI teilt Rechnungen Position für Position auf – auch nach 7 % und 19 %. |
| Fehlerhafte Rechnungen | Worum es geht Falscher Empfänger oder fehlende Pflichtangaben können dich die Vorsteuer kosten. | Was unsere KI dabei tut Falscher Empfänger, falsche USt-IdNr. oder fehlende Pflichtangaben? Du bekommst früh einen Hinweis – damit dir möglichst keine Vorsteuer verloren geht. |
| Private Anteile | Worum es geht Nicht alles auf einer Rechnung ist betrieblich – und nicht auf jedem Posten liegt Vorsteuer. | Was unsere KI dabei tut Private und betriebliche Anteile – etwa auf einer Tankrechnung – erkennt die KI und bereitet sie getrennt vor. |
| Doppelt erfasste Belege | Worum es geht Derselbe Beleg kommt als Foto und noch einmal als PDF. | Was unsere KI dabei tut Doppelt geschickt – etwa per WhatsApp und per E-Mail? Die KI erkennt das Duplikat. |
| Fehlende Belege am Stichtag | Worum es geht Die Zahlung steht auf dem Konto, das Dokument dazu fehlt. | Was unsere KI dabei tut Aus dem Abgleich mit deinem Konto siehst du jederzeit, zu welcher Zahlung noch ein Beleg fehlt. |
Was kostet die Umsatzsteuervoranmeldung beim Steuerberater?
Das hängt davon ab, ob die Kanzlei auch für dich bucht. Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) kennt zwei Fälle:
- Die Kanzlei bucht für dich: Dann ist die Umsatzsteuervoranmeldung mit der Gebühr für die Buchführung abgegolten (§ 33 Abs. 8 StBVV). Wie diese Gebühr gerechnet wird, zeigt der Artikel „Was kostet Buchhaltung für eine GmbH?“.
- Die Kanzlei erstellt nur die Voranmeldung: Dann gilt ein Rahmen von 1/10 bis 6/10 der Tabelle A; die Mittelgebühr liegt bei 3,5/10. Gegenstandswert sind 10 % der Entgelte des Voranmeldungszeitraums, mindestens 650 € (§ 24 Abs. 1 Nr. 7 StBVV).
| Beispiel | Je Voranmeldung, monatlich | Im Jahr (12 ×) | Je Voranmeldung, vierteljährlich | Im Jahr (4 ×) |
|---|---|---|---|---|
| 120.000 € Entgelte im Jahr | Je Voranmeldung, monatlich 37,10 € | Im Jahr (12 ×) 445,20 € | Je Voranmeldung, vierteljährlich 82,25 € | Im Jahr (4 ×) 329,00 € |
| 300.000 € Entgelte im Jahr | Je Voranmeldung, monatlich 70,00 € | Im Jahr (12 ×) 840,00 € | Je Voranmeldung, vierteljährlich 179,90 € | Im Jahr (4 ×) 719,60 € |
Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung wird in beiden Fällen zusätzlich berechnet (§ 24 Abs. 1 Nr. 8 StBVV). Statt der gesetzlichen Gebühr kann eine Vergütungsvereinbarung gelten (§ 4 StBVV) – frag deine Kanzlei, wonach sie abrechnet.
Selbst, Buchhaltungsbüro oder Steuerkanzlei – was passt zu wem?
Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Jeder hat seinen Platz – und seine Grenze:
| Weg | Wer bucht | Wer erstellt die Voranmeldung | Passt, wenn … |
|---|---|---|---|
| Selbst machen, mit Software | Wer bucht Du | Wer erstellt die Voranmeldung Du | Passt, wenn … Du hast wenige, gleichartige Belege, kennst deine Sonderfälle und hast vor jedem Termin verlässlich Zeit. Für das Ergebnis stehst du selbst gerade. |
| Buchhaltungsbüro | Wer bucht Das Büro | Wer erstellt die Voranmeldung Du selbst oder ein Steuerberater – das Büro darf sie nicht erstellen | Passt, wenn … Du willst das Buchen abgeben und hast für die Voranmeldung eine eigene Lösung. Es bleiben zwei Stellen, die zusammenpassen müssen. |
| Steuerkanzlei | Wer bucht Die Kanzlei | Wer erstellt die Voranmeldung Die Kanzlei | Passt, wenn … Du willst Buchhaltung und Voranmeldung in einer Hand. Abgerechnet wird nach der Gebührenordnung oder nach einer Vergütungsvereinbarung. |
| KI-Buchhaltung mit Steuerkanzlei (Deine KI-Buchhaltung) | Wer bucht Unsere KI bereitet vor, die Kanzlei prüft und bucht | Wer erstellt die Voranmeldung Die Kanzlei | Passt, wenn … Du willst nur Belege schicken und trotzdem jederzeit sehen, was fehlt und was gebucht ist. Für Jahresabschluss und Steuererklärungen bleibt dein Steuerberater. |
Wer verantwortet was? Gegenüber dem Finanzamt bleibst du in jedem Fall der Steuerpflichtige – auch wenn du die Voranmeldung abgibst. Erstellt sie eine Steuerkanzlei, verantwortet die Kanzlei ihre Arbeit; Steuerberater müssen dafür eine Berufshaftpflichtversicherung haben (§ 67 StBerG).
Welche fünf Fragen helfen dir bei der Entscheidung?
- Kommen deine Rechnungen nur aus dem Inland? Oder auch von Anbietern im Ausland – Software, Werbung, Online-Dienste?
- Gilt bei dir ein einziger Steuersatz? Oder mischen sich 7 % und 19 % oder steuerfreie Umsätze?
- Erfasst du deine Belege laufend? Oder erst kurz vor dem Termin, alle auf einmal?
- Hast du vor jedem Termin verlässlich Zeit? Auch in dem Monat, in dem das Geschäft am meisten fordert?
- Erkennst du eine fehlerhafte Rechnung? Und weißt du, was dann zu tun ist?
Beantwortest du alle fünf Fragen ohne Zögern mit Ja, spricht wenig dagegen, die Voranmeldung selbst zu machen. Mit jedem Zögern spricht mehr fürs Abgeben.
Wie läuft es, wenn du Buchhaltung und Voranmeldung abgibst?
Bei Deine KI-Buchhaltung – KI-Buchhaltung mit echter Steuerkanzlei dahinter – so: Das Einzige, was wir von dir brauchen, sind deine Belege – und selbst dabei helfen wir. Dazu verbindest du einmal dein Geschäftskonto, beantwortest Rückfragen direkt am Beleg und lädst die Belege eines Monats bis zum 10. des Folgemonats hoch.
- Belege schickst du per WhatsApp, E-Mail oder Scan/Upload – so, wie sie kommen.
- Unsere KI liest sie aus, sortiert sie, gleicht sie mit deinem Konto ab und bereitet die Buchungen vor.
- Die Kanzlei prüft und bucht. Die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt nicht die KI – das macht die Steuerkanzlei, die sie auch übermittelt.
- Du siehst jederzeit, welche Belege fehlen, was wohin gebucht wurde und wie viele Belege du diesen Monat hochgeladen hast.
Die Kosten kennst du vorher: Zwei Bausteine, beide fest: eine Grundgebühr nach deinem Jahresumsatz und eine Belegstufe nach der Zahl deiner Belege im Monat. Die Belege zählt unsere KI am Monatsende – du bekommst jeden Monat eine Abrechnung mit beiden Beträgen. Los geht es ab 98 € netto (116,62 € inkl. USt) im Monat; die Umsatzsteuervoranmeldung durch die Steuerkanzlei ist enthalten. Beispielpreise – Entwurf. Preise, Laufzeit, Einrichtung und die Zählweise der Belege legt die Kanzlei vor dem Start final fest. Wer dabei was übernimmt, was du dafür brauchst und was es kostet, steht auf der Seite Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.
Die Grenzen, ehrlich gesagt: Bareinnahmen mit Kassenbuch, Schnittstellen zu Marktplätzen und Buchungsplattformen und die Lohnabrechnung deckt das Angebot nicht ab. Jahresabschluss und Steuererklärungen macht weiterhin dein Steuerberater.
Dein Steuerberater bleibt Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung macht er weiter. Die laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung übernimmt die Steuerkanzlei. Niemand muss seinen Steuerberater kündigen. Voraussetzung: Dein Steuerberater macht mit – sprich früh mit ihm. Für die laufende Buchhaltung kann in deinem Vertrag mit ihm eine Frist gelten.
- Kostenlos und unverbindlich
- Geht an die Steuerkanzlei
- Zwei kurze Schritte