Was kostet Buchhaltung für eine GmbH?

Wovon hängt der Preis ab?

Rechnet deine Steuerkanzlei nach der gesetzlichen Gebührenordnung ab, der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), bestimmen drei Dinge den Preis der laufenden Buchhaltung:

• Der Gegenstandswert. Bei einer GmbH ist das der Jahresumsatz oder die Summe des Aufwands – maßgeblich ist der höhere Betrag (§ 33 Abs. 6 StBVV).
• Der Zehntelsatz. Für Buchführung einschließlich Kontieren darf die Kanzlei zwischen 2/10 und 12/10 der vollen Gebühr ansetzen (§ 33 Abs. 1 StBVV). Wo sie in diesem Rahmen landet, hängt unter anderem von Umfang und Schwierigkeit der Arbeit ab (§ 11 StBVV).
• Die Vereinbarung. Statt der gesetzlichen Gebühr kannst du mit der Kanzlei eine Vergütungsvereinbarung schließen, zum Beispiel eine Pauschale (§ 4 StBVV).

Die Zahl deiner Belege steht nicht in der gesetzlichen Formel. Sie wirkt nur mittelbar: Viele oder ungeordnete Belege bedeuten mehr Umfang – und damit eher einen höheren Zehntelsatz.

Wie rechnet die StBVV die Buchführung ab?

Grundlage ist Tabelle C der StBVV. Sie geht vom Jahreswert aus und nennt die volle Monatsgebühr (10/10). Davon setzt die Kanzlei 2/10 bis 12/10 an; die Mitte des Rahmens, die Mittelgebühr, liegt bei 7/10. Die aktuellen Tabellenwerte gelten seit dem 1. Juli 2025; mit dieser Änderung (Fünfte Verordnung zur Änderung der StBVV, BGBl. 2025 I Nr. 105) sind die Gebühren im Schnitt um rund 6 % gestiegen.

Was in dieser Gebühr steckt – und was dazukommt

• Enthalten: die Umsatzsteuervoranmeldung. Bucht die Kanzlei selbst, ist sie mit der Buchführungsgebühr abgegolten (§ 33 Abs. 8 StBVV).
• Kann dazukommen: eine Pauschale für Post und Telekommunikation von 20 % der Gebühr, höchstens 20 € je Angelegenheit (§ 16 StBVV), und 19 % Umsatzsteuer (§ 15 StBVV).
• Nach Zeit abgerechnet: sonstige Arbeiten rund um die Buchführung, etwa die Einrichtung (§ 33 Abs. 7 StBVV). Die Zeitgebühr beträgt 16,50 € bis 41 € je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV).
• Nicht enthalten: Jahresabschluss, Steuererklärungen und Lohnabrechnung. Die laufende Lohnabrechnung kostet nach § 34 StBVV 6 € bis 30 € je Arbeitnehmer und Monat.

Was kostet es konkret? Drei Beispielrechnungen

Drei GmbHs mit unterschiedlichem Umsatz. Angenommen ist jeweils: Der Umsatz ist höher als der Aufwand, und die Kanzlei bucht selbst – die Umsatzsteuervoranmeldung ist also enthalten.

Der Rechenweg am Beispiel 300.000 €: Tabelle C nennt für einen Jahreswert bis 300.000 € eine volle Gebühr von 359 €. Davon 7/10 sind 251,30 € im Monat, 2/10 sind 71,80 €, 12/10 sind 430,80 €.

Und bei 800.000 €: Tabelle C endet bei 500.000 € mit einer vollen Gebühr von 512 €. Für jede weiteren angefangenen 50.000 € kommen 36 € dazu. Bei 800.000 € Umsatz sind das 6 Schritte: 512 € + 6 × 36 € = 728 €. Davon 7/10 sind 509,60 € im Monat.

Welcher Zehntelsatz für dich gilt, legt die Kanzlei im Rahmen der Verordnung fest. Tatsächliche Honorare können deshalb von der Mittelgebühr abweichen – nach unten wie nach oben.

Was kostet der Jahresabschluss zusätzlich?

Die laufende Buchhaltung ist nur ein Teil der Jahreskosten. Dazu kommen der Jahresabschluss und die Steuererklärungen der GmbH. Ein Beispiel mit Mittelgebühren für die GmbH mit 300.000 € Umsatz:

Das Beispiel zeigt die Größenordnung, nicht deinen Fall: Eine andere Bilanzsumme, ein anderes Einkommen oder ein anderer Zehntelsatz verändern jeden Posten. Was dein Jahresabschluss kostet, sagt dir dein Steuerberater.

Was verlangt der Markt?

Neben der Abrechnung nach Gebührenordnung gibt es am Markt zwei weitere Preislogiken. Für diese Übersicht haben wir am 29.09.2026 die öffentlich einsehbaren Preislisten von 15 Anbietern ausgewertet. Alle Preise sind netto.

Drei Fragen helfen dir, Angebote zu vergleichen:

• Wer bucht? Die Kanzlei, ein Buchhaltungsbüro – oder du selbst in einer Software?
• Wer macht die Umsatzsteuervoranmeldung? Ein Buchhaltungsbüro darf sie nicht für dich erstellen – eine Steuerkanzlei schon.
• Was ist enthalten? Jahresabschluss, Lohnabrechnung und nachgereichte Belege werden oft getrennt berechnet.

Pauschale oder Abrechnung nach Gebührenordnung?

Beides ist zulässig. Bis zum 30. Juni 2025 regelte § 14 StBVV die Pauschalvergütung; die Vorschrift ist weggefallen. Seitdem sind Pauschalen gewöhnliche Vergütungsvereinbarungen nach § 4 StBVV. Sie brauchen die Textform, müssen als Vergütungsvereinbarung bezeichnet und von anderen Vereinbarungen deutlich abgesetzt sein; in der Vollmacht dürfen sie nicht stehen. Eine Vergütung unter der gesetzlichen Gebühr ist außergerichtlich erlaubt, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zu Leistung, Verantwortung und Haftungsrisiko steht (§ 4a StBVV).

Wie rechnet Deine KI-Buchhaltung?

Deine KI-Buchhaltung ist KI-Buchhaltung mit echter Steuerkanzlei dahinter. Anbieterin ist unsere Kanzlei. Du schickst Belege per WhatsApp, E-Mail oder Scan/Upload; unsere KI liest sie aus, gleicht sie mit deinem Konto ab und bereitet die Buchungen vor, die Kanzlei prüft und bucht. Wiederkehrende Buchungen erkennt die KI und ordnet sie automatisch zu – deshalb bleibt der Aufwand klein und dein Preis fest: Grundgebühr und Belegstufe kennst du vorher.

Transparent heißt dabei: Wie viele Belege du diesen Monat hochgeladen hast, siehst du jederzeit – so kannst du schon vorher gut abschätzen, was dein Monat kostet.

Abgerechnet wird über eine Vergütungsvereinbarung: Zwei Bausteine, beide fest: eine Grundgebühr nach deinem Jahresumsatz und eine Belegstufe nach der Zahl deiner Belege im Monat. Die Belege zählt unsere KI am Monatsende – du bekommst jeden Monat eine Abrechnung mit beiden Beträgen. Der Preis richtet sich also nach deinem Jahresumsatz (Grundgebühr) und nach deinen Belegen im Monat (Belegstufe). Enthalten sind die laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung durch die Steuerkanzlei.

Ehrlich dazu: Jahresabschluss und Steuererklärungen sind nicht enthalten. Dein Steuerberater bleibt – für Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung. Dein Steuerberater bekommt die fertige Buchhaltung in einer Form, die die Kanzlei vor dem Start mit dir festlegt. Frag deinen Steuerberater am besten vorher, was er dafür braucht.

Ob ein Preis nach Umsatzklasse und Belegstufe für deine GmbH günstiger ist als die Abrechnung allein nach Umsatz, hängt von deinem Fall ab. Bei wenigen Belegen und hohem Umsatz fällt der Unterschied anders aus als bei vielen Belegen und wenig Umsatz – dann ist unser Preis nicht automatisch günstiger. Rechne beides durch, bevor du entscheidest.

Wo kannst du sparen?

1. Vorher nach Zehntelsatz und Auslagen fragen. Der gesetzliche Rahmen ist weit: Bei 300.000 € Umsatz liegen zwischen Mindest- und Höchstgebühr 359,00 € im Monat. Frag, welcher Satz für dich gilt und ob die Auslagenpauschale dazukommt.
2. Belege vollständig, geordnet und laufend liefern. Umfang und Schwierigkeit bestimmen den Zehntelsatz mit. Auch am Markt kostet Unordnung Geld: In den ausgewerteten Preislisten gibt es Aufschläge für unsortierte Belege, und nachgereichte Belege kosten 1,25 € bis 1,50 € je Stück.
3. Klären, was enthalten ist. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist mit der Buchführungsgebühr abgegolten, wenn die Kanzlei bucht. Jahresabschluss, Steuererklärungen und Lohnabrechnung kommen dazu.
4. Rückstände vermeiden. Müssen Monate nachgebucht werden, wird das in den ausgewerteten Preislisten gesondert berechnet – zum Beispiel mit einem vollen Monatspreis je Vormonat.
5. Die Preislogik wählen, die zu dir passt. Wenige Belege bei hohem Umsatz: Prüf ein Angebot, das nach Belegen rechnet. Viele Belege bei wenig Umsatz: Die Gebühr nach Umsatz kann die günstigere sein.
6. Vereinbarungen in Textform festhalten. Eine Pauschale gilt nur als Vergütungsvereinbarung. Lies nach, was enthalten ist, was extra kostet und wie lange du gebunden bist.