Vermögensverwaltende GmbH: Buchhaltung und Kosten
Deine KI-Buchhaltung – KI-Buchhaltung mit echter Steuerkanzlei dahinter: Unsere KI erledigt die Belegarbeit, die Steuerkanzlei prüft und bucht.
Text: Deine KI-Buchhaltung Fachliche Prüfung: unsere Kanzlei – steht aus Stand:
Kurz gesagt
Eine vermögensverwaltende GmbH braucht eine doppelte Buchführung und jedes Jahr einen Jahresabschluss – auch bei wenigen Buchungen. Nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) kostet die laufende Buchführung bei 60.000 € Jahresmiete im Mittel 101,50 € netto im Monat. Der größere Posten ist oft der Jahresabschluss, weil dort die Bilanzsumme in die Gebühr eingeht.
Welche Pflichten hat eine vermögensverwaltende GmbH?
Dieselben wie jede GmbH – egal, wie wenig in der Gesellschaft passiert. Sie führt eine doppelte Buchführung, stellt jedes Jahr einen Jahresabschluss auf, legt ihn offen und gibt Steuererklärungen ab. Hat sie umsatzsteuerpflichtige Umsätze, kommt die Umsatzsteuervoranmeldung dazu.
Die Tabelle zeigt die Aufgaben – und wer sie bei Deine KI-Buchhaltung übernimmt. Dein Steuerberater bleibt – für Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung.
| Aufgabe | Was dahintersteckt | Wer es macht |
|---|---|---|
| Laufende Buchführung | Was dahintersteckt Alle Geschäftsvorfälle fortlaufend buchen – doppelte Buchführung, unabhängig von der Zahl der Buchungen | Wer es macht Übernimmt die Steuerkanzlei |
| Umsatzsteuervoranmeldung | Was dahintersteckt Nur, wenn die GmbH umsatzsteuerpflichtige Umsätze hat – zum Beispiel bei kurzfristiger Vermietung | Wer es macht Erstellt und übermittelt die Steuerkanzlei, wo sie nötig ist |
| Jahresabschluss | Was dahintersteckt Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, jedes Jahr | Wer es macht Bleibt bei deinem Steuerberater |
| Offenlegung | Was dahintersteckt Der Jahresabschluss wird offengelegt | Wer es macht Bleibt bei deinem Steuerberater |
| Steuererklärungen der Gesellschaft | Was dahintersteckt Zum Beispiel Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer | Wer es macht Bleibt bei deinem Steuerberater |
| Steuerliche Beratung | Was dahintersteckt Kauf, Sanierung, Gestaltung der Gesellschaften | Wer es macht Bleibt bei deinem Steuerberater |
Ob sich eine vermögensverwaltende GmbH für dich lohnt, ist eine Frage der steuerlichen Beratung und nicht Thema dieses Artikels. Hier geht es um das, was danach jeden Monat und jedes Jahr anfällt.
Welche Geschäftsvorfälle fallen bei Immobilien an?
Wenige Arten von Vorgängen, die sich wiederholen. Die Arbeit steckt weniger in der Menge als in der Zuordnung: Jede Zahlung und jede Rechnung gehört zu einem Objekt.
| Vorgang | Woran du ihn erkennst | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Mieteingänge | Woran du ihn erkennst Gutschrift auf dem Bankkonto, meist ohne eigenes Dokument | Worauf es ankommt Jede Miete dem richtigen Objekt zuordnen |
| Nebenkosten-Vorauszahlungen und Kautionen | Woran du ihn erkennst Gutschrift auf dem Bankkonto | Worauf es ankommt Getrennt von der Miete erfassen |
| Darlehensraten | Woran du ihn erkennst Abbuchung vom Bankkonto | Worauf es ankommt Zins und Tilgung trennen |
| Handwerker- und Instandhaltungsrechnungen | Woran du ihn erkennst Eingangsrechnung | Worauf es ankommt Dem Objekt zuordnen. Ob Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten vorliegen, ist eine steuerliche Wertung – sie gehört zu deinem Steuerberater |
| Hausverwaltung, Versicherungen, Grundbesitzabgaben, Energie | Woran du ihn erkennst Rechnung oder Bescheid | Worauf es ankommt Dem Objekt zuordnen |
| Abschreibung der Gebäude (AfA) | Woran du ihn erkennst Kein laufender Beleg | Worauf es ankommt Wird mit dem Jahresabschluss gerechnet – bleibt bei deinem Steuerberater |
Was kostet die laufende Buchhaltung?
Rechnet deine Kanzlei nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab, bemisst sich die Gebühr am Gegenstandswert: am Jahresumsatz – bei einer Immobilien-GmbH vor allem den Mieten – oder an der Summe des Aufwands, je nachdem, was höher ist (§ 33 Abs. 6 StBVV). Davon setzt die Kanzlei 2/10 bis 12/10 der vollen Monatsgebühr nach Tabelle C an; die Mittelgebühr liegt bei 7/10. Die Zahl der Einheiten steht nicht in der Formel.
| Beispiel | Volle Gebühr (10/10) | Mittelgebühr im Monat | Rahmen (2/10 bis 12/10) | Mittelgebühr im Jahr |
|---|---|---|---|---|
| 5 Einheiten, 60.000 € Jahresmiete | Volle Gebühr (10/10) 145 € | Mittelgebühr im Monat 101,50 € | Rahmen (2/10 bis 12/10) 29,00 € bis 174,00 € | Mittelgebühr im Jahr 1.218,00 € |
| 10 Einheiten, 120.000 € Jahresmiete | Volle Gebühr (10/10) 209 € | Mittelgebühr im Monat 146,30 € | Rahmen (2/10 bis 12/10) 41,80 € bis 250,80 € | Mittelgebühr im Jahr 1.755,60 € |
| 20 Einheiten, 250.000 € Jahresmiete | Volle Gebühr (10/10) 317 € | Mittelgebühr im Monat 221,90 € | Rahmen (2/10 bis 12/10) 63,40 € bis 380,40 € | Mittelgebühr im Jahr 2.662,80 € |
Achte auf den Aufwand: Bei einer fremdfinanzierten GmbH können Abschreibung, Zinsen und Instandhaltung zusammen höher sein als die Mieten. Dann zählt der Aufwand. Beispiel: Bei 60.000 € Miete, aber 70.000 € Aufwand steigt die volle Gebühr von 145 € auf 158 € und die Mittelgebühr von 101,50 € auf 110,60 € im Monat.
Wie die StBVV im Einzelnen rechnet und welche anderen Preislogiken es am Markt gibt, zeigt der Artikel „Was kostet Buchhaltung für eine GmbH?“.
Was kostet der Jahresabschluss?
Beim Jahresabschluss rechnet die StBVV anders: Gegenstandswert ist das Mittel aus Bilanzsumme und Jahresumsatz. Immobilie plus Darlehen ergibt eine hohe Bilanzsumme – auch wenn im Jahr nur wenige Buchungen anfallen. Deshalb ist der Jahresabschluss bei Immobilien-GmbHs oft der größte Posten.
| Leistung | Grundlage | Betrag im Jahr |
|---|---|---|
| Laufende Buchführung | Grundlage § 33 Abs. 1 StBVV, Tabelle C, 7/10: 12 × 221,90 € | Betrag im Jahr 2.662,80 € |
| Jahresabschluss | Grundlage § 35 Abs. 1 Nr. 1a StBVV, Tabelle B, 25/10; Gegenstandswert 2.375.000 € | Betrag im Jahr 4.295,00 € |
| Körperschaftsteuererklärung | Grundlage § 24 Abs. 1 Nr. 3 StBVV, 5/10; Einkommen 30.000 € | Betrag im Jahr 473,00 € |
| Gewerbesteuererklärung | Grundlage § 24 Abs. 1 Nr. 5 StBVV, 3,5/10; Mindestgegenstandswert 8.000 € | Betrag im Jahr 179,90 € |
| Summe im Jahr | Grundlage umgerechnet rund 634 € im Monat | Betrag im Jahr 7.610,70 € |
Auch bei kleinen Beständen ist der Abschluss ein spürbarer Posten: Bei 5 Einheiten und rund 1.200.000 € Bilanzsumme ergibt dieselbe Rechnung rund 2.420 € netto für den Jahresabschluss.
Das Beispiel zeigt die Größenordnung, nicht deinen Fall. Was dein Jahresabschluss kostet, sagt dir dein Steuerberater; auch dafür ist eine Vergütungsvereinbarung möglich (§ 4 StBVV).
Bei Deine KI-Buchhaltung bleibt genau dieser Teil, wo er ist:
Dein Steuerberater bleibt Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung macht er weiter. Die laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung übernimmt die Steuerkanzlei. Niemand muss seinen Steuerberater kündigen. Voraussetzung: Dein Steuerberater macht mit – sprich früh mit ihm. Für die laufende Buchhaltung kann in deinem Vertrag mit ihm eine Frist gelten.
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Wann braucht die GmbH eine Umsatzsteuervoranmeldung?
Das hängt davon ab, wie die GmbH vermietet:
- Langfristige Wohnraumvermietung ist umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG). Ohne Option zur Umsatzsteuer (§ 9 UStG) fällt keine Voranmeldung an.
- Kurzfristige Beherbergung – zum Beispiel Ferienwohnungen oder Monteurzimmer – ist nicht befreit (§ 4 Nr. 12 Satz 2 UStG). Für die kurzfristige Beherbergung gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Für Zusatzleistungen gelten eigene Regeln – bei Verpflegung zum Beispiel unterschiedliche Sätze für Speisen und Getränke. Welche Sätze bei dir gelten, beurteilt die Steuerkanzlei.
- Der Rhythmus: Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Lag die Umsatzsteuer des Vorjahres über 9.000 €, ist monatlich abzugeben; bei höchstens 2.000 € kann das Finanzamt von der Abgabe befreien (§ 18 Abs. 2 UStG, Stand 2026).
| Art der Vermietung | Umsatzsteuer | Voranmeldung | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Langfristige Wohnraumvermietung | Umsatzsteuer steuerfrei | Voranmeldung keine – solange die GmbH nicht zur Umsatzsteuer optiert | Grundlage § 4 Nr. 12 UStG, § 9 UStG |
| Kurzfristige Beherbergung, zum Beispiel Ferienwohnung oder Monteurzimmer | Umsatzsteuer 7 % auf die Beherbergung; Zusatzleistungen gesondert zu prüfen | Voranmeldung ja – vierteljährlich oder monatlich | Grundlage § 4 Nr. 12 Satz 2, § 12 Abs. 2 Nr. 11, § 18 Abs. 2 UStG |
| Option zur Umsatzsteuer, gemischte Nutzung | Umsatzsteuer Sonderfall | Voranmeldung erstellt die Kanzlei, die auch die Einordnung für die Voranmeldung beurteilt; ob eine Option sinnvoll ist, besprichst du mit deinem Steuerberater | Grundlage § 9 UStG |
Ob sich eine Option zur Umsatzsteuer lohnt oder wie ein Kauf oder eine Sanierung gestaltet wird, ist steuerliche Beratung und bleibt bei deinem Steuerberater. Wie die Umsätze in der Voranmeldung zu behandeln sind – auch bei gemischter Nutzung –, beurteilt die Kanzlei, die sie erstellt.
Wie bleibt der Aufwand klein?
Der Aufwand entsteht selten beim Buchen selbst, sondern beim Suchen und Zuordnen. Fünf Dinge helfen:
- Belege laufend einreichen statt einmal im Jahr im Stapel – am einfachsten, sobald die Rechnung kommt.
- Jede Rechnung ihrem Objekt zuordnen. Dann bleibt nachvollziehbar, welche Kosten zu welchem Haus gehören.
- Bankkonto und Belege abgleichen. So fällt früh auf, welcher Beleg zu einer Zahlung noch fehlt.
- Rückfragen am Beleg klären statt in langen E-Mail-Ketten.
- Früh mit dem Steuerberater abstimmen, in welcher Form er die Buchhaltung für den Jahresabschluss braucht.
So arbeitet Deine KI-Buchhaltung – KI-Buchhaltung mit echter Steuerkanzlei dahinter: Du schickst Rechnungen per WhatsApp, E-Mail oder Scan/Upload. Unsere KI liest sie aus und gleicht sie mit deinem Konto ab. Die Steuerkanzlei prüft, bucht und macht die Umsatzsteuervoranmeldung, wo sie nötig ist. Du siehst jederzeit, welche Belege fehlen und was wohin gebucht wurde.
Die Grenzen, ehrlich gesagt: keine Nebenkostenabrechnung und keine Mieterverwaltung, keine Schnittstellen zu Buchungsplattformen, keine Barkasse – und kein Jahresabschluss.
Was kostet die laufende Buchhaltung bei Deine KI-Buchhaltung?
Es gibt ein Preismodell für alle: Zwei Bausteine, beide fest: eine Grundgebühr nach deinem Jahresumsatz und eine Belegstufe nach der Zahl deiner Belege im Monat. Die Belege zählt unsere KI am Monatsende – du bekommst jeden Monat eine Abrechnung mit beiden Beträgen. Los geht es ab 98 € netto (116,62 € inkl. USt) im Monat. Die Umsatzklasse legt die Kanzlei vor dem Start nach deinem Jahresumsatz fest. Beispielpreise – Entwurf. Preise, Laufzeit, Einrichtung und die Zählweise der Belege legt die Kanzlei vor dem Start final fest. Verbindlich ist die Vergütungsvereinbarung mit der Kanzlei.
Vermietet deine GmbH umsatzsteuerfrei, kann sie die Umsatzsteuer auf die Rechnung für die Buchhaltung in der Regel nicht als Vorsteuer abziehen. Dann zählt für dich der Betrag inklusive Umsatzsteuer – deshalb steht er bei jedem Preis dabei.
Ehrlich dazu: Das ist der Preis der laufenden Buchhaltung. Der Jahresabschluss ist nicht Teil des Angebots; er bleibt bei deinem Steuerberater. Wir behaupten auch nicht, dass er durch die laufende Buchhaltung günstiger wird. Was sie leistet: eine laufend geführte Grundlage. Dein Steuerberater bekommt die fertige Buchhaltung in einer Form, die die Kanzlei vor dem Start mit dir festlegt. Frag deinen Steuerberater am besten vorher, was er dafür braucht.